メールコレスポンデンス

組織が取引やアサインメントの共有理解を確立するには、適時のコミュニケーションが必要です。 Pega Platform™では、システムからすべての関係者に自動メールコレスポンデンスを送信できます。 たとえば、自動車保険請求アプリケーションの要件について考えてみましょう。 請求が正常に提出されたときと、請求のステータスが変更されたときはいつでも、アプリケーションは顧客にメールを送信します。

効果的なコミュニケーションを実現するために、3つの簡単な質問があります。

1. 誰とコミュニケーションを取る必要がありますか。
2. コミュニケーションはどのように構成されますか。
3. いつコミュニケーションを送信する必要がありますか。

連絡を構成するときに最初に決めることは、「誰とコミュニケーションを取る必要があるか」です。1つのオプションは、特定のメールアドレスに連絡を送信することです。 このオプションは、単一のメールアドレスに依存します。 メールアドレスが変更された場合は必ず、アプリケーションを更新する必要があります。そうしないと、適切な担当者が連絡を受け取れません。

メールアドレスの変更が繰り返し発生するのを防ぐために、フィールド、参加者、ユーザー参照を使用してメールコレスポンデンスを送信できます。

フィールド

フィールドの値に基づいてメールを送信できます。

たとえば、新しい顧客がアカウントにサインアップします。 顧客は、「Customer email」フィールドにメールアドレスを入力します。 顧客が情報を送信すると、Pega Platformは顧客がフィールドに入力した値を使用して確認メールを送信します。

参加者

Pega Platformは、参加者情報を使用して、関係者のグループに連絡を送信することもできます。 ケース参加者は、ケースに関与している人、企業、組織です。 ケース参加者を管理することで、参加者とケースとの関係を定義し、重要なケースの更新を彼らと共有できます。 Pega Platformは、参加者情報から受信者のメールアドレスを識別します。 選択した参加者に関連付けられたユーザーにメールが送信されます。 たとえば、あなたの会社がある組織の従業員に自動車ローンを許可するとします。 ローンの更新を組織の主要メンバーに送信する場合、これらのメンバーを自動車ローンのケースの参加者として追加できます。

Pega Platformでは、以下のデフォルトの参加者をコレスポンデンスに使用できます。

User reference

コレスポンデンスをアプリケーションの特定のユーザーに送信する必要がある場合は、ユーザー参照を使用できます。 関連するユーザー参照フィールドは、ケースタイプと関連するデータタイプで定義されます。 ケースタイプのデータモデルでユーザー参照フィールドを定義できます。 たとえば、IT部門の責任者は、優先度の高い問題のステータス変更に関する連絡を受け取ります。 IT Managerと呼ばれるユーザー参照フィールドは、データモデルで定義され、適切なユーザーにメール連絡を送信するために使用されます。

2つのユーザー参照フィールド、Create OperatorとUpdate Operatorは、ケースタイプに関連付けられた各データタイプのデータモデルで自動的に定義されます。 たとえば、Request、Results、Terms of useデータタイプを含むアプリケーションでは、各データタイプがそれぞれのCreate OperatorとUpdate Operatorとともにリストされます。 

誰がコミュニケーションを受け取るかを決定したら、「コミュニケーションはどのように構成されるか」を考えましょう。Pega Platformは、フォーマットされたメール連絡を作成するためのリッチテキストエディターを提供します。 エディターを使用すると、ケースのデータをメールで再利用できます。 たとえば、ケースでこの情報をキャプチャするフィールドを参照することにより、顧客の姓名を含む挨拶文を入力できます。

既存のコレスポンデンステンプレートも使用できます。 Pega Platformには、ケースID（.pyID）やケースステータス（.pyStatusWork）などのケース処理データを使ったすぐに使えるテンプレートが用意されています。

最後の質問は、「いつコミュニケーションを送信する必要があるか」です。

メール送信の自動化

Pega Platformでは、メール送信の自動化をケースに追加することで、連絡の送信をシンプルにできます。 ケースがSend Emailステップに達すると、選択した関係者にメールが自動送信されます。 たとえば、注文プロセスでは、ユーザーは注文商品、配送先住所、支払い方法を選択します。 ユーザーが注文を確定すると、ケースは自動的にユーザーに確認メールを送信します。

ケースレベルの通知

ケースレベルでメール通知を構成するオプションもあります。 これにより、ケースのアサインメントがユーザーのワークリストにルーティングされたときに、通知を自動的に送信できます。 ケースレベルの通知は、ワークリストに関連付けられたユーザーに送信するように自動的に構成されます。メール通知はケースレベルで構成されているため、ケース処理中に通知を受信するすべてのユーザーに関連するメールを作成します。メッセージを空白のままにすると、デフォルトのメッセージが使用されます。

たとえば、従業員のオンボーディングケースタイプでは、次のデフォルトメッセージがHRメンバーに送信されます。