ケースからEメールを自動送信

Eメールを活用して、ケースに関する情報を関係者やケース参加者と共有できます。 「Send Email」シェープをビジネスプロセスに追加して、受信者数とメッセージ形式をコントロールします。 たとえば、採用プロセスで候補者を承認したことを関係者に通知できます。

1. ケースのライフサイクルに「Send Email」シェープを追加します。

   1. App Studioのナビゲーション パネルで、「Case types」をクリックし、次に開きたいケースタイプをクリックします。

   2. 「Case life cycle」セクションのステージで、「Step More Automations Send email」をクリックします。

   3. 「Select」をクリックします。

2. 「Step」パネルでEメールの受信者を指定します。

   • 1人の受信者にEメールを送信するには、「Send to」リストで「Email address」を選択し、ケースに関する情報を希望するユーザーのメールアドレスを入力します。
   • 複数の受信者にEメールを送信するには、メールアドレスを入力してコンマで区切ります。
   • フィールドの値に基づいてEメールを送信するには、「Send to」リストで「Field」を選択し、メールアドレスを保管するフィールドの名前を選択します。
   • ユーザー参照の値に基づいてEメールを送信するには、「Send to」リストで「User reference」を選択し、データモデルからユーザー参照の名前を選択します。

     実行時、このフィールドには1ユーザーに関する情報のみが保管されます。

   • 関係者のグループにEメールを送信するには、「Send to」リストで「Participant」を選択し、ケースの参加者の個人または組織部門を定義するワークパーティの名前を選択します。
3. オプション：

   さらに受信者を追加するには、「Add recipient」をクリックしてステップ2を繰り返します。

4. 「Subject」フィールドに文字列型の式を入力してEメールの件名を入力します。

   タイトルでフィールド名を動的に参照し、分かり易いタイトルを付けられます。たとえば、「ケース番号」 +.pyID + 「が割り当てられました」のようにできます。

5. 「Message content」セクションで「Compose」をクリックしてメールコンテンツを定義し、リッチ テキスト エディターでメッセージを編集します。

   選択肢	手順
   メッセージを作成する	リッチ テキスト エディターのツールバーを使用してテキストを入力し、スタイルを設定します。 例： 番号付きのリストを作成したり、太字で文字を強調したりできます。
   メールメッセージにテンプレートからテキストを入力する	「Compose message」ウィンドウで、「Choose template」をクリックします。 使用するテンプレートをクリックします。 「Select」をクリックします。 メールメッセージにテンプレートテキストが表示されたら、このコンテンツを編集できます。
   ケースフィールドの値をEメールに含める	リッチ テキスト エディターでプロパティを追加する場所にテキストカーソルを合わせます。 ツールバーで、「Insert property」アイコンをクリックします。 使用するプロパティを選択します。 例： 挨拶の中で氏名を参照したり、文章の中にプロジェクトのマイルストーンの日付を埋め込んだりできます。 補足： メッセージの文字が詰まって読みづらくならないようにプロパティ参照の前後にはスペースを入れます。
   Eメールからケースにすばやくアクセスできるようにする	リッチ テキスト エディターでリンクを追加する場所にテキストカーソルを置きます。 ツールバーで、「Link」アイコンをクリックします。 「Link to current case」チェックボックスを選択します。 リンクの表示テキストとタイトルを入力します。 「OK」をクリックします。

6. 「Done」をクリックします。

7. オプション：

   Eメールに添付ファイルを追加するには、「Include attachments」チェックボックスを選択してから、アップロードするファイルを選択します。

   手順	選択肢
   すべてのケースの添付ファイルを含める	「All case attachments」を選択します。
   特定のケースの添付ファイルのみを含める	「Choose attachments」を選択します。 添付ファイルを保管するカテゴリーまたはフィールドを選択します。 カテゴリーには同じビジネス分類の添付ファイルのグループが保管され、フィールドには単一の添付ファイルが保管されます。 オプション： 複数の添付ファイルを追加するには、「Add attachment」をクリックして、別のカテゴリーまたはフィールドを選択します。

8. 「Save」をクリックします。

• あらかじめ設定されたステップをプロセスに追加する

  メールの送信やケースの作成など、機能があらかじめ設定されているプロセスにステップを追加できます。 あらかじめ設定されたステップを使用すると、ケースタイプをより効率的に設計できます。

• ケースの添付ファイルを分類する

  ケースの添付ファイルにビジネス分類を定義することで、各添付ファイルカテゴリに固有のアクセスコントロールポリシーを設定します。

• ノーティフィケーション（通知）の環境設定をする

  アプリケーションのユーザーは、受け取りたい通知の種類をコントロールしたり、受け取りたいノーティフィケーション（通知）チャネルを選択したりできます。 ガジェット、Eメール、モバイルプッシュをノーティフィケーション（通知）チャネルとして利用できます。